95% das confirmações tratadas sem intervenção · 83 h poupadas por mês

Automação de compras que verifica cada confirmação

Os fornecedores confirmam por email, PDF e exportações de portal — cada um no seu formato. A Extraflow lê cada confirmação, compara-a linha a linha com a sua encomenda de compra e sinaliza as alterações de preço, quantidade e prazo que precisam de decisão.

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1Confirmação recebida

Integramos com todos os ERPs

O custo de conferir encomendas à mão

Quem está realmente a ler cada confirmação de fornecedor?

As confirmações chegam numa dúzia de formatos. Alguém abre cada uma, encontra a encomenda correspondente, compara linha a linha e atualiza o ERP quando algo mudou.

7 min × 1.200 confirmações = 140 horas/mês

para verificar uma confirmação: ~7 min
de conferência por mês: ~140 h
só em trabalho de comparação: ~1 FTE

Na prática, a maioria das confirmações é lida por alto — e o aumento de preço ou a data adiada só aparecem quando chega a fatura ou a reclamação do cliente.

O custo de uma alteração não detetada nunca são os sete minutos.

Como funciona a automação de compras

A Extraflow associa cada confirmação à sua encomenda e mostra apenas o que mudou.

01
Recolher confirmações
Confirmações de fornecedor, acusações de receção e avisos de expedição são recolhidos automaticamente do email e dos anexos.
- Email
- PDF
- Excel
- Exportações de portal
- Digitalizações
Associar à encomenda de compra
A Extraflow identifica o fornecedor e a encomenda de compra por trás de cada documento, seja qual for o formato ou a referência que o fornecedor usa.
Comparar linha a linha
Preços, quantidades, referências e datas de entrega são comparados com a sua encomenda e com as suas regras de tolerância.
Atualizar ou escalar
As confirmações que batem certo são registadas automaticamente no seu ERP. Tudo o que fica fora de tolerância segue para o comprador já com a diferença destacada.

Extraflow

Documentos de compra e de venda, conferidos pelo mesmo motor.

Conferência de confirmações de fornecedor

Cada fornecedor confirma à sua maneira — um PDF, uma exportação de portal, uma linha no corpo de um email.

“Confirmado, mas com menos 5 unidades e expedição uma semana depois”
“Preço atualizado segundo a nova tarifa, já nesta encomenda”

A Extraflow associa cada uma à sua encomenda de compra e mostra exatamente o que mudou: preço unitário, quantidade, referência ou data de entrega. Os seus compradores passam o tempo nas exceções.

95% processado sem intervenção humana
83 horas de conferência manual poupadas por mês

Conferência de faturas

A mesma conferência aplica-se a jusante: as faturas recebidas são verificadas contra a encomenda e a confirmação antes de chegarem à aprovação.

Encomendas de clientes

O mesmo motor trata das encomendas que chegam dos seus clientes.

Automação de encomendas

Comprar sem a papelada

“Extraflow ajudou-nos a escalar sem adicionar complexidade nem contratar mais. Agora estamos a processar encomendas 70% mais rápido o que nos permite expedir mais rápido e crescer as vendas.”

Hugo - COO

Resultados reais

Todas as confirmações verificadas. Só as exceções chegam ao comprador.

Após 90 dias de automação de compras, a equipa de compras de um distribuidor deixou de comparar documentos à mão.

Métrica	Antes	Após 90 dias
Confirmações verificadas automaticamenteTaxa de automação	0%	95%
Tempo por confirmaçãoTempo de processamento	~7 min	<30 s
Alterações de preço e data detetadasTaxa de deteção	~60%	100%
Horas de conferência manualEsforço	140 h/mês	57 h/mês

Assim que a Extraflow entra em funcionamento, acompanhamos os mesmos números e vemos como estamos face a eles.

O seu ponto de partida. Os seus objetivos. Medidos desde o primeiro dia.

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FAQ

Automação de compras, sem rodeios

A automação de compras é software que trata do trabalho documental à volta das compras: ler confirmações de fornecedor, associá-las à encomenda de compra certa, verificar preços, quantidades e datas e atualizar o ERP — deixando para o comprador apenas as exceções reais.

Identifica o fornecedor e lê a referência que o documento traz — o número da sua encomenda, o número de ordem do fornecedor ou o próprio detalhe das linhas — e faz a associação pelo conteúdo quando não existe uma referência limpa.

As tolerâncias são definidas por si. Tipicamente um preço unitário acima de um limite, uma quantidade em falta, uma referência substituída ou uma data de entrega que passa a janela acordada. Tudo dentro da tolerância é registado automaticamente.

Sim. PDFs, folhas de cálculo, exportações de portal, digitalizações e corpos de email simples são todos tratados. Os fornecedores não mudam nada.

Sim — o mesmo motor trata do processamento de encomendas e dos pedidos de orçamento.

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