100% das encomendas automatizadas · <55 seg por encomenda

Automação de encomendas, da caixa de entrada ao seu ERP

As encomendas chegam por email, WhatsApp, PDF ou Excel. A Extraflow lê cada uma, identifica os produtos no seu catálogo, valida quantidades e preços e cria a encomenda no seu ERP. Sem copiar e colar, sem redigitação, sem erros.

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Integramos com todos os ERPs

O custo da introdução manual de encomendas

Quanto custa realmente introduzir uma encomenda à mão?

Chega uma encomenda a uma caixa de entrada partilhada. Alguém abre-a, percebe que cliente a enviou, procura as referências certas, confirma a tabela de preços e digita-a no ERP linha a linha.

10 min × 1.500 encomendas = 250 horas/mês

por encomenda introduzida à mão: ~10 min
de introdução de dados por mês: ~250 h
a digitar em vez de vender: 1,5 FTE

Cada hora a redigitar uma encomenda é uma hora que não foi para os clientes — e uma oportunidade para uma referência ou uma quantidade errada chegar ao armazém.

A época alta piora o problema, não o resolve.

Como funciona a automação de encomendas

A Extraflow lê a encomenda, valida-a contra o seu catálogo e regista-a no ERP.

01
Receber a encomenda
As encomendas chegam pelos canais que os seus clientes já usam. A Extraflow recolhe-as automaticamente, sem mudar a forma como compram.
- Email
- WhatsApp
- PDF
- Excel
- Fotografias
Interpretar a encomenda
Identifica o cliente, os produtos, as quantidades, os preços pedidos e as datas de entrega — mesmo em texto livre e sem referências.
Validar e corresponder
Cada linha é validada contra o seu catálogo, a ficha do cliente, a tabela de preços e as suas regras de negócio. Catálogos com mais de 500 mil SKUs são identificados a partir de referências parciais ou com erros.
Registar no ERP
A encomenda validada é criada no seu ERP em segundos. Tudo o que for ambíguo é encaminhado para a sua equipa antes de avançar.

Extraflow

Um motor para todos os documentos que passam pela sua equipa.

Processamento de encomendas

As encomendas chegam como emails, mensagens de WhatsApp, PDFs, folhas de cálculo — ou a fotografia de uma nota manuscrita.

“Enviem 120 un de TX-440 e 40 MX-12, entrega para a próxima semana”
“Repitam a encomenda do mês passado, mas com o dobro das torneiras”

A Extraflow extrai cada linha, associa-a ao seu catálogo e cria a encomenda no seu ERP. A sua equipa só vê o que precisa mesmo de decisão.

+500K SKUs identificados, mesmo a partir de referências parciais
<55 seg da mensagem recebida à encomenda no ERP

Pedidos de orçamento

O mesmo pedido começa muitas vezes como orçamento. A Extraflow valoriza-o com a sua tabela e converte o orçamento aceite em encomenda sem redigitação.

Automação de orçamentos

Confirmações de fornecedor

Depois de a encomenda seguir para o fornecedor, a Extraflow verifica cada confirmação contra a sua encomenda de compra.

Automação de compras

Automação de encomendas no terreno

“Tínhamos 2 pessoas a processar manualmente cerca de 700 encomendas. Hoje tratamos de 1.500 com apenas 1 pessoa. O que antes levava minutos por encomenda, agora leva segundos com a Extraflow.”

Joana Alves - Office Manager

Resultados reais

Mais do dobro das encomendas. Metade das pessoas a processá-las.

Após 90 dias de automação de encomendas, um distribuidor de materiais de construção processava mais encomendas com menos trabalho manual.

Métrica	Antes	Após 90 dias
Encomendas processadas automaticamenteTaxa de automação	0%	100%
Tempo por encomendaTempo de processamento	~10 min	<55 s
Encomendas com revisão manualTaxa de exceções	100%	9%
Erros de introduçãoRigor	~3%	<0,5%

Assim que a Extraflow entra em funcionamento, acompanhamos os mesmos números e vemos como estamos face a eles.

O seu ponto de partida. Os seus objetivos. Medidos desde o primeiro dia.

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FAQ

Automação de encomendas, sem rodeios

A Extraflow acompanha os canais por onde as encomendas chegam, lê cada mensagem ou anexo, identifica cliente, produtos, quantidades e datas, valida-os contra o seu catálogo e tabela de preços e cria a encomenda no seu ERP. O tempo típico ponta a ponta é inferior a um minuto.

Email, WhatsApp, PDF, Excel, Word, documentos digitalizados e fotografias — incluindo notas manuscritas. Os seus clientes continuam a encomendar exatamente como hoje.

A Extraflow associa descrições em texto livre a catálogos com mais de 500 mil SKUs. Quando uma linha é mesmo ambígua, é sinalizada para revisão em vez de adivinhada.

Sim. A Extraflow escreve as encomendas no seu ERP através da API ou da camada de integração. A integração demora tipicamente cerca de duas semanas a partir do momento em que temos os dados.

Sim. A maioria das equipas começa pelas encomendas e acrescenta depois automação de orçamentos e automação de compras.

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